Preguntas y respuestas sobre el uso de los datos en los centros formativos.

Preguntas y respuestas sobre el uso de los datos en los centros formativos.

Los equipos directivos, docentes, personal administrativo y auxiliar de los centros de formación en el ejercicio de sus funciones y tareas necesitan tratar datos de carácter personal de los alumnos y en ocasiones, por ejemplo si son menores de edad, de sus familiares, lo que deberán realizar con la debida diligencia y respeto a su privacidad e intimidad, teniendo siempre presente el interés y la protección de los menores.

Los centros de formación son los responsables del tratamiento de los datos y deben formar sobre sus principios básicos y cómo hacerlo correctamente.

Por regla general, los centros formativos prestan sus servicios a personas que contratan los mismos y por tanto están legitimados para tratar los datos de acuerdo al artículo 6.1b:

El tratamiento será lícito por ser necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales.

No obstante, se les debe informar de forma inteligible y de fácil acceso y utilizando un lenguaje claro y sencillo, que se puede realizar en el mismo impreso en el que se recojan los datos de:

  • La finalidad para la que se recaban los datos y su licitud, por ejemplo, para el ejercicio de la función formativa o para difundir y dar a conocer las actividades del centro.
  • La obligatoriedad o no de facilitar los datos y las consecuencias de la negativa a facilitarlos.
  • Los destinatarios de los datos.
  • Los derechos de los interesados y dónde ejercitarlos.
  • La identidad del responsable del tratamiento

El Reglamento europeo amplía, la información que debe facilitarse a los titulares de los datos cuando se recaben de ellos mismos, añadiendo los datos de contacto del delegado de protección de datos y el plazo de conservación o los criterios para determinarlo.

Cuando sea preciso obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores para la utilización de sus datos personales por tratarse de finalidades distintas a la función formativa, se debe informar con claridad de cada una de ellas, permitiendo a los interesados oponerse a aquellas que así lo consideren.

Las TIC son herramientas fundamentales para la gestión y el aprendizaje de los alumnos.

Los centros de formación deben conocer las aplicaciones que vayan a utilizar, su política de privacidad y sus condiciones de uso de éstas antes de utilizarlas, debiendo rechazarse las que no ofrezcan información sobre el tratamiento de los datos personales que realicen.

Los centros de formación deben disponer de protocolos, instrucciones, guías, directrices o recomendaciones para el uso de las TIC por los profesores, que deberán utilizar las que el centro hayan dispuesto.

Las comunicaciones entre profesores y alumnos o padres de alumnos deben llevarse a cabo, preferentemente, a través de los medios puestos a disposición de ambos por el centro educativo (plataformas educativas, correo electrónico del centro).

El uso de aplicaciones de mensajería instantánea (como WhatsApp) entre profesores y alumnos o padres de alumnos no se recomienda.

Los profesores deben tener cuidado con los contenidos del trabajo de clase que suben a Internet. Deben enseñar a valorar la privacidad de uno mismo y la de los demás, así como enseñar a los alumnos que no pueden sacar fotos ni videos de otros alumnos ni de personal del centro escolar sin su consentimiento y hacerlos circular por las redes sociales, para evitar cualquier forma de violencia (ciberacoso, grooming, sexting o de violencia de género).

Cuando los centros educativos organicen y celebren eventos (cenas, fiestas de Navidad, fin de curso, eventos deportivos) a los que asistan los familiares de los alumnos, constituye una buena práctica informarles, por ejemplo, al solicitarles la autorización para participar o mediante avisos o carteles, de la posibilidad de grabar imágenes exclusivamente para su uso personal y doméstico (actividades privadas y familiares) y la responsabilidad que lleva el publicar esas imágenes en redes sociales sin consentimiento (especialmente si se trata de menores de edad).

¿Qué es un dato de carácter personal?

Toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.

El nombre y apellidos de un alumno, de sus padres, su dirección, su número de teléfono o su correo electrónico son datos de carácter personal. También lo son las imágenes de los alumnos o, por ejemplo, la profesión, los estudios o el lugar donde trabaja el o sus padres, en caso de menores de edasd, o su número de cuenta bancaria.

CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

Algunos de los datos personales son especialmente sensibles por revelar circunstancias o información de las personas sobre su esfera más íntima y personal. Requieren que se les preste una especial atención y se adopten las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar que su tratamiento origine lesiones en los derechos y libertades de los titulares de los datos.

Forman parte de esta categoría de datos personales aquellos que:

  • Revelen ideología, afiliación sindical, religión y creencias.
  • Hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual.
  • Se refieran a la comisión de infracciones penales o administrativas.
  • Datos biométricos y genéticos.

En el ámbito formativo con menores de edad educativo es frecuente, sobre todo, el tratamiento de datos relativos a la salud física o mental cuando se realiza formación presencial.

  • También se recogen datos de salud de los alumnos para el ejercicio de la función formativa; discapacidades físicas o psíquicas.
  • También son datos de salud los contenidos en los informes psicopedagógicos de los alumnos.

No tiene la consideración de categoría especial de datos o datos sensibles el que un alumno curse la asignatura de religión, ya que el mero hecho de cursar la misma no implica revelación de su confesión religiosa.

¿De quién son los datos de carácter personal?

De la persona física titular de los datos, como los alumnos, padres, tutores, profesores o personal de administración y servicios. Son los afectados o interesados.

¿Qué se entiende por tratamiento de datos?

En la práctica, cualquier actividad en la que estén presentes datos de carácter personal constituirá un tratamiento de datos, ya se realice de manera manual o automatizada, total o parcialmente, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

¿Quién es el responsable del tratamiento de datos?

El responsable del tratamiento es la persona física o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad, contenido y uso del mismo, bien por decisión directa o porque así le viene impuesto por una norma legal.

Cuando se trate de centros formativos privados el responsable del tratamiento serán los propios centros

¿Quién es el encargado del tratamiento de datos?

Encargado del tratamiento es la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

En determinados casos, los centros de formación para cumplir sus funciones necesitan contar con la colaboración de otras personas o entidades que no forman parte de su organización, por ejemplo, plataformas educativas, asesores fiscales, laborales o legales, servicio médico…

Estas personas y entidades para prestar sus servicios también tratan los datos de carácter personal de los alumnos (y de sus padres o tutores en caso de menores de edad), pero lo hacen por encargo del responsable del tratamiento, es decir del centro.

Las empresas que realizan este tipo de servicios tienen, en relación con el tratamiento de datos personales que realizan, la consideración de encargados de tratamiento.

Te invitamos a conocer en nuestro siguiente post más preguntas y respuestas sobre el uso de los datos en los centro formativos y cómo funciona el RGPD.

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Fuente: https://www.aepd.es/sites/default/files/2019-10/GuiaCentrosEducativos.pdf

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